VAN DE KICK-OFF IN ZAANDAM TOT DE PILOTS BIJ ING EN EXPEDITORS

Waar zijn we mee bezig geweest en wat levert het op...

Waar staan we?

Ruim een jaar geleden waren we voor het eerst bij elkaar tijdens de kick-off in Zaamdam. In deze eerste kennismaking hebben we ideeën opgehaald die we hebben mee genomen naar de ambassadeurs. Sindsdien is er veel gebeurd en is er hard gewerkt aan de twee punten die Henk en Jaap op de horizon hebben gezet: Trots op G&S & 0-punten bij oplevering. De ambassadeurs hebben prioriteiten gekozen: Ik als G&S medewerker wil duidelijkheid in de fase van een project omdat het mij duidelijkheid geeft in wat ik krijg en wat ik aan mijn collega in de keten moet opleveren. Dit is uiteindelijk nog verder uitgewerkt: Ik als G&S project betrokkene wil een evaluatie, die we delen in de organisatie zodat we van de samenwerking leren, en in het vervolg onduidelijkheden voorkomen en tijdig kunnen bijsturen.

Een kort overzicht

Het was belangrijk om duidelijkheid te krijgen welke informatie we nodig hebben in verschillende fases van een project. We zijn begonnen met inzichtelijk maken welke informatie op welk moment in het proces nodig is. Vanuit die informatie is besloten om een kick-off te houden bij elke overdracht in nieuwe projecten. Hiermee zorgen we dat iedereen de komende fase scherp op het netvlies heeft en weet welke informatie opgeleverd wordt door wie. Op het plaatje hiernaast zie je wanneer de kick-off momenten plaats vinden en in de grijze vakjes aan de onderkant zie je welke informatie er allemaal nodig is op die momenten.


Met deze informatie hebben we duidelijk wat we nodig hebben, waar we zijn in het traject en wie voor welke informatie verantwoordelijk is. De volgende stap is om te kijken hoe we dit dan gaan doen, hoe kunnen we bijsturen en beoordelen.

Groeien door evalueren

Groeien heeft "feedback" nodig. Weten wat er goed gaat in het project is net zo belangrijk als weten waar we moeten bijsturen. Dit was voor het 2e sprintteam de uitdaging. Hoe gaan we dit inzichtelijk maken! Uitgangspunt is geweest dat we de toegevoegde waarde in de keten wilde beoordelen en niet elkaars functie. Dus een begroting is wel de verantwoordelijkheid van een calculator maar de bewaking van de ABK kosten niet. En toch zijn ze in de keten van begroting net zo belangrijk om goed te doen. Met elkaar die keten evalueren en verbeteracties initiëren maakt dat we groeien.

Het beste team opstellen

In de laatste sprint hebben we gekeken naar hoe je tot het beste team komt . Eigenlijk is het een beetje als voetbal. Je hebt 11 spelers en de namen van de posities zijn ook altijd het zelfde. Alleen de tegenstander kan de opstelling van een team sterk beïnvloeden. Tegen een zwaar verdedigend team is een teamopstelling anders dan tegen een ploeg die weet wat ze willen en vol op de aanval gaan spelen.


Bij klanten is dit eigenlijk ook zo. Een klant die niet duidelijk heeft wat hij zelf wil kan na een schetsontwerp tegen ons zeggen dat ze vertrouwen dat wij de rest doen. Dit soort klanten vereist andere competenties dan een klant die exact weet wat hij wil en alle tekeningen tot in detail bij je aanbiedt en zelf ook nog technisch goed onderlegd is.


Samen werken in een team heeft voor een groot deel met je expertise te maken maar daarnaast zijn je competenties ook belangrijk. En inzicht hebben in die competenties maakt een team samen stellen completer richting de klant en werk. Je kunt dan goed anticiperen op de type klant. We gaan deze competenties inzichtelijk maken met de Birkman methode. Benieuwd wat deze inhoudt?


"Samen komen is het begin, samen blijven is de progressie en samenwerken is het succes." 
– Henry Ford